【契約書のトリセツ】「昔の最適解」をどうアップデートする？契約書や社内規程の改定テクニック

ビジネス契約書専門の行政書士（特にIT＆クリエイター系の契約書に強い）
ビジネス法務コーディネーター®の大森靖之です。

1. はじめに
2. なぜ非効率なルールが温存され続けるのか？
3. 「慣習」との闘い ― 気持ちの問題を乗り越える
4. 改定のプロセスは「共感」から始める
5. 「ルールはアップデートされるべき」という発想を広める
6. まとめ：ルールは「人」との対話で成り立っている

本シリーズ「契約書のトリセツ」では、
契約書にまつわる基本的な知識や実務上の注意点を、
初心者の方にもやさしく、わかりやすく解説しています。
毎回ひとつのテーマを取り上げ、現場で役立つ視点をお届けします。

1. はじめに

契約書や社内規程の見直しや新規作成に取り組む際、
「これは非効率だから変えよう」
「今の時代に合わないから削除しよう」
といった発想からスタートすることが多いかもしれません。

しかし、実務で契約書や社内ルールの見直しを数多く行ってきた経験から申し上げると、
「今が不合理である」という事実だけでは、ルールの見直し・改定はうまく進まないことがほとんどです。

むしろ、今ある仕組みがどうしてその形になったのか、
その「背景や経緯」を丁寧に確認することから始めることが、
実効性のある改定を実現するための第一歩です。

2. なぜ非効率なルールが温存され続けるのか？

社内ルールや契約条項に「なんでこんな手間のかかるフローになってるの？」というものがあるのは、
決して珍しいことではありません。
しかし、そのルールが作られた当時を振り返ってみると、以下のような合理的背景があることも多いのです。

トラブルが頻発していたため、リスク回避のためにルールを強化した
人的リソースが限られていたため、運用上必要だった
経営層や取引先との力関係から、妥協せざるを得なかった

つまり、「今の非効率」は、かつての「最適解」であったということ。
この視点を持たずにルールの見直しを進めてしまうと、「なぜそれがあるのか分からないまま削除した結果、
大きなトラブルを呼び込む」という事態にもなりかねません。

3. 「慣習」との闘い ― 気持ちの問題を乗り越える

もう一つ厄介なのが、「慣習化したルール」の改定です。
これは法的根拠があるわけでもなく、明文化されているわけでもない。
それでも社内では「こうするのが当たり前」とされているルールです。

こうした慣習に手を入れるのは、
論理や正しさではなく、“気持ちの問題”との闘いになることが少なくありません。

たとえば…

「先輩たちがずっとやってきたから」
「今さら変えると、これまでのやり方を否定することになる」
「ここではあえて口には出さないけれど、ベテランの○○さんが何か言ってきそうで面倒なことになりそう」

このような、言語化されない抵抗感が根深く存在するため、改定が難航することも多々あります。

4. 改定のプロセスは「共感」から始める

そうした中で、契約書や社内規程を現場に浸透させるためには、
共感をベースにした丁寧なコミュニケーションが必要になります。

私は実務において、以下のような手順を踏むことを心がけています。

①経緯を確認する

まずは、ルールや慣習ができた背景を関係者からヒアリングし、
文書や記録があれば確認します。これにより、「そもそもなぜこのルールができたのか」を整理します。

②現状の課題を可視化する

次に、現状のルールによりどんな非効率やトラブルが起きているのかを整理し、現場の声を集めます。

③感情的な抵抗感を受け止める

「やり方を変えるのは不安」「これまでのやり方を否定されたくない」
といった感情にも耳を傾け、決して「頭ごなしに変える」のではなく、理解と納得を得ながら進めます。

④目的を共有する

「業務の効率化」「リスクの低減」「社員の負担軽減」といった改定の目的を明確にし、
ルール改定が「みんなのためになる」「会社の利益になる」という納得感のある説明をします。

5. 「ルールはアップデートされるべき」という発想を広める

多くの会社では、いったん作った契約書や社内規程が、
その後ずっと「放置」されるケースも珍しくありません。
しかし、ビジネスの環境も、会社の規模も、人も、日々変化しています。

だからこそ、ルールも変化に合わせて「アップデートされて当然」という文化を根付かせることが大切です。

そして、アップデートの際には「過去を否定する」のではなく、
「過去を尊重しつつ、次の最適解を模索する」ことが肝要です。
この姿勢こそが、社員の協力と信頼を得るための土台になるのです。

6. まとめ：ルールは「人」との対話で成り立っている

契約書も、社内規程も、最終的には「人」が使うものです。
だからこそ、人の気持ちや背景を理解する姿勢がなければ、
どんなに法的に正しくても、形だけのルールになってしまいます。

現状の仕組みやルールに違和感を覚えたら、それを作った経緯や背景にまで遡り、「当時の最適解」を理解する。
そして、そのうえで「今の最適解」をみんなを巻き込みながら探していく。

この丁寧なアプローチこそが、組織を前に進めるルール改定の鍵になるのではないでしょうか。

【執筆者】

ビジネス法務コーディネーター®／行政書士　大森靖之
現場で実際に使える判断基準を前提に、契約実務を整理しています。

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