ビジネス契約書専門の行政書士（特にIT＆クリエイター系の契約書に強い）
ビジネス法務コーディネーター®の大森靖之です。
目次
- 1．契約書は、誰のために作るものでしょうか
- 2．契約書を作ることは、社内体制を作ることでもある
- 3．契約書はあるのに、現場が動けない
- 4．契約書は、商談を社内業務に変換する文書である
- 5．検収条件を決めないと、請求が止まる
- 6．契約書を作る前に、社内の動きを確認する
- 7．まとめ：契約書は、社外に出す文書であり、社内を動かす設計図でもある
- 🔎 参考記事
本シリーズ「契約書のトリセツ」では、
契約書にまつわる基本的な知識や実務上の注意点を、
初心者の方にもやさしく、わかりやすく解説しています。
毎回ひとつのテーマを取り上げ、現場で役立つ視点をお届けします。
1．契約書は、誰のために作るものでしょうか
契約書というと、多くの方は「取引先と交わす書類」だと考えます。
もちろん、それは間違いではありません。
契約書は、取引先との間で、仕事の内容、金額、納期、責任範囲などを確認するための文書です。
しかし、契約書の役割はそれだけではありません。
契約書は、社外に出す文書であると同時に、社内を動かす設計図でもあります。
たとえば、契約書には次のような内容が書かれます。
- いつ注文が成立するのか
- 誰が検収するのか
- いつ請求書を発行できるのか
- いつ入金されるのか
- 不具合があったとき、誰がどこまで対応するのか
- 追加作業が発生したとき、どのように費用を決めるのか
これらは、法律だけの話ではありません。
営業、現場、経理、総務、法務が、実際にどう動くかに関わる話です。
つまり、契約書は経営者や営業担当者だけが持っていればよいものではありません。
社内の仕事の流れを決める文書でもあるのです。
2．契約書を作ることは、社内体制を作ることでもある
契約書を整備するということは、単に「法的にきれいな」ひな形を作ることではありません。
自社がどのように受注し、どのように納品し、どのように請求し、どのように入金を確認するのか。
その流れを整理することです。
契約書には、社内の業務フローが反映されます。
逆に言えば、社内の業務フローが整理されていないと、実務で使える契約書にはなりません。
契約書は、取引先に見せるルールブックであると同時に、
営業・現場・経理が同じ方向に動くための設計図です。
| 契約書に書くこと | 社内で動く部署・担当 |
|---|---|
| 受発注の成立条件 | 営業・受注管理 |
| 納期・納品方法 | 営業・現場・制作担当 |
| 検収条件 | 現場・営業・顧客対応担当 |
| 請求タイミング | 経理・営業 |
| 支払条件 | 経理・資金繰り担当 |
| 追加作業の扱い | 営業・現場・経理 |
| 不具合対応 | 現場・サポート・営業 |
| 契約終了時の精算 | 経理・営業・法務 |
契約書を作っただけで、会社が自動的に動くわけではありません。
契約書に書いたルールを、社内の誰が、いつ、どのように実行するのか。
そこまで決めておく必要があります。
3．契約書はあるのに、現場が動けない
実務では、契約書はあるのに社内が動けない、ということがあります。
たとえば、契約書には「検収完了後に請求する」と書いてある。
しかし、社内では誰が検収完了を確認するのか決まっていない。
営業担当者は「現場が確認しているはず」と思っている。
現場担当者は「営業が顧客に確認するはず」と思っている。
経理担当者は「検収完了の連絡が来ないから請求書を出せない」と思っている。
その結果、納品は終わっているのに請求書が出せない。
請求書が出せないから入金も遅れる。
これは、契約書の問題であると同時に、社内体制の問題です。
| 契約書上のルール | 社内で決めておくべきこと |
|---|---|
| 納品後、検収を行う | 誰が検収依頼を出すのか |
| 検収期間は○日間 | いつからカウントするのか |
| 検収完了後に請求する | 誰が経理に連絡するのか |
| 追加作業は別途協議 | 誰が見積を出すのか |
| 不具合は一定期間対応 | 誰が一次受付をするのか |
契約書の条文だけが立派でも、社内で動く人が決まっていなければ、契約書は機能しません。
契約書を作るときには、条文だけでなく、その条文を動かす社内フローまで考える必要があります。
なお、フリーランスや小規模事業者の場合、営業、現場、経理、総務の役割を一人で兼ねていることも多いと思います。
その場合でも、考え方は同じです。
「納品したら、いつ検収依頼を出すのか」
「検収が終わったら、いつ請求書を出すのか」
「追加作業が出たら、どの時点で見積を出すのか」
「入金が遅れたら、いつ確認するのか」
こうした流れを、自分の業務フローとして整理しておくことが、契約書を機能させる第一歩です。
契約書は、大きな会社だけのものではありません。
小規模事業者にとっても、自分の仕事を滞らせないための業務設計図になります。
4．契約書は、商談を社内業務に変換する文書である
契約書は、商談で決まった内容を凍結保存する文書です。
ただし、凍結保存するだけでは足りません。
商談で決まった内容を、社内で実行できる形に変換する必要があります。
たとえば、営業が商談で「月末締め翌月末払いです」と説明したとします。
この言葉は、取引先との約束であると同時に、経理にとっては請求・入金管理のルールになります。
また、営業が「納品後5営業日以内に確認をお願いします」と説明したとします。
この言葉は、顧客との約束であると同時に、現場にとっては納品報告と検収確認のルールになります。
契約書は、社外向けの約束を、社内向けの業務手順に変える文書でもあるのです。
| 商談で決めること | 契約書に書くこと | 社内で動くこと |
|---|---|---|
| 注文方法 | 発注書・メール等で注文成立 | 営業が受注記録を残す |
| 納品方法 | 納品日・納品場所・納品形式 | 現場が納品完了を記録する |
| 検収方法 | 検収期間・検収基準 | 営業または現場が検収確認を行う |
| 請求方法 | 請求時期・請求書発行条件 | 経理が請求書を発行する |
| 支払方法 | 支払期日・振込手数料 | 経理が入金確認を行う |
| 追加対応 | 追加費用・変更手続 | 営業が見積と合意を取る |
この流れがつながっていないと、契約書は現場で使われません。
契約書は、法務文書であると同時に、業務設計書でもあります。
また、商談で口にした条件は、契約書とは別物だと考えない方が安全です。
営業担当者が商談の場で、
「そこはサービスで対応します」
「支払いは少し遅れても大丈夫です」
「検収はゆっくり見ていただいて構いません」
と説明した場合、その言葉が後から取引条件として主張されることがあります。
契約書と商談での説明が食い違っていると、後から、
「商談ではこう言っていましたよね」
と言われる可能性があります。
だからこそ、商談で話した内容は、契約書に反映する。
反対に、契約書に書けないことは、商談でも安易に約束しない。
この意識が重要です。
5．検収条件を決めないと、請求が止まる
特に重要なのが、検収条件です。
検収とは、納品された商品や成果物について、取引先が内容を確認する手続です。
システム開発、Web制作、設備販売、業務委託などでは、検収が終わってから請求できるという流れになっていることがあります。
このとき、検収条件が曖昧だと、請求が止まります。
「まだ確認中です」
「社内で見ています」
「担当者が不在です」
「一部修正が必要です」
「全部終わってから検収します」
このような状態が続くと、受注側は請求書を出せません（※取適法やフリーランス保護法等の対象取引を除く）。
その結果、売上はあるのに入金されないという状態になります。
だからこそ、契約書では次の点を決めておく必要があります。
| 検収で決めること | 実務上の意味 |
|---|---|
| 検収期間 | いつまでに確認してもらうか |
| 検収基準 | 何をもって合格とするか |
| 検収不合格時の対応 | 修正・再納品の流れを決める |
| みなし検収 | 一定期間内に異議がない場合の扱い |
| 検収完了の連絡方法 | メール・書面・システム上の承認など |
検収条件は、単なる法律用語ではありません。
営業が顧客に確認するルールであり、現場が納品を完了させるルールであり、経理が請求書を発行するためのルールです。
検収条件を相手任せにすると、請求と入金のタイミングも相手に握られてしまいます。
6．契約書を作る前に、社内の動きを確認する
契約書を整備するときは、いきなり条文を書き始めるのではなく、まず社内の動きを確認することが大切です。
たとえば、次のような質問をしてみます。
| 確認項目 | 社内で確認すること |
|---|---|
| 受注 | どの時点で正式受注にするのか |
| 契約締結 | 誰が契約書を確認し、誰が締結するのか |
| 納品 | 誰が納品完了を記録するのか |
| 検収 | 誰が顧客に検収を依頼するのか |
| 請求 | どの情報をもとに経理が請求書を出すのか |
| 入金確認 | 誰が未入金を確認し、誰が督促するのか |
| 追加作業 | 誰が見積を出し、誰が合意を取るのか |
| 不具合対応 | 誰が受付し、誰が対応範囲を判断するのか |
この確認をせずに契約書を作ると、現場で使えない契約書になりやすいです。
たとえば、
- 契約書には「追加作業は別途見積」と書いてあるのに、営業担当者がその場で「サービスでやります」と言ってしまう
- 契約書には「検収期間は5営業日」と書いてあるのに、誰も顧客に検収依頼を出していない
- 契約書には「納品後に請求」と書いてあるのに、経理が納品完了を把握できない
これでは、契約書があっても機能しません。
すでに契約書のひな形がある会社も、安心はできません。
そのひな形どおりに、社内が実際に動けているかを点検する必要があります。
たとえば、
- 契約書には「追加作業は別途見積」と書いてあるのに、営業現場では追加作業をサービス対応している
- 契約書には「検収期間は5営業日」と書いてあるのに、検収依頼を出す担当者が決まっていない
- 契約書には「納品後に請求」と書いてあるのに、経理が納品完了を把握できない
このように、条文と実態が食い違っている場合があります。
その場合は、実態に合わせて契約書を見直すのか。
それとも、契約書に合わせて社内運用を整えるのか。
どちらかを判断しなければなりません。
契約書ひな形を整えることは、条文をきれいにすることではありません。
条文と社内業務を一致させることです。
契約書を作るときは、営業、現場、経理、総務、法務が、
同じルールを見て動ける状態にしておく必要があります。
7．まとめ：契約書は、社外に出す文書であり、社内を動かす設計図でもある
契約書は、取引先と約束をするための文書です。
しかし、それだけではありません。
契約書は、社内の仕事の流れを決める文書でもあります。
- 支払条件は、経理と資金繰りを動かします
- 追加作業のルールは、営業と現場と経理をつなぎます
- 不具合対応のルールは、サポートと顧客対応を動かします
契約書は、社外に出す文書であると同時に、社内を動かす設計図でもあります。
だからこそ、契約書を作るときには、条文だけを見てはいけません。
- その条文で、社内の誰が動くのか
- いつ動くのか
- 何を記録するのか
- 誰に連絡するのか
- 請求と入金にどうつながるのか
ここまで考える必要があります。
契約書とは、取引の解像度を上げるツールです。
そして、取引の解像度を上げるということは、社内業務の解像度を上げることでもあります。
契約書を整えることは、社内体制を整えること。
この視点を持つだけで、契約書は単なる書類ではなく、会社を動かす実務の道具になります。
【音声解説】
本記事の内容は、
音声配信『契約書に強くなる！ラジオ』でも解説しています。
▽ 音声はこちら（stand.fm）
🔎 参考記事
ここで触れている内容について、こちらの記事でも別角度で解説しております。
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【執筆者】
ビジネス法務コーディネーター®／行政書士 大森 靖之
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